Zabrze przestrzenią rozwoju

Wydział Rozwoju Urzędu

Naczelnik – Małgorzata Giela

ul. Powstańców Śląskich 5-7,
41-800 Zabrze
pok. 312 (sekretariat)
tel. (32) 37-33-370
fax: (32) 27-39-744
e-mail: sekretariat_wru@um.zabrze.pl

Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku: 7:30 – 15:30.

Do zakresu działania Wydziału Rozwoju Urzędu należą w szczególności:

1. Zadania realizowane poza strukturą zespołów:
1) nadzorowanie i koordynowanie udostępniania informacji publicznej,
2) prowadzenie zadań w zakresie obsługi Prezydenta Miasta:
a) prowadzenie terminarza z rozkładem pracy Prezydenta, protokołowanie i gromadzenie
protokołów z narad prezydenckich,
b) przygotowywanie sprawozdań z prac Prezydenta Miasta,
c) współpraca z Członkami Kierownictwa w sprawach dotyczących udziału przedstawicieli
Urzędu w spotkaniach zewnętrznych,
d) prowadzenie obsługi kancelaryjnej poczty wpływającej do Prezydenta oraz do Zastępców
Prezydenta, Sekretarza jej prawidłowy podział i przekazanie jej do właściwego Wydziału
(komórki równorzędnej) po dekretacji, w tym prowadzenie spisów spraw,
e) zabezpieczanie dokumentów, ich sortowanie, porządkowanie, a także prowadzenie spisów
ułatwiających szybki dostęp do dokumentów,
f) prowadzenie sekretariatów Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza w tym obsługa
spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta, zgodnie z zasadami protokołu
dyplomatycznego,
g) zapewnienie obsługi wyjazdów służbowych Prezydenta i Zastępców Prezydenta.
3) prowadzenie działań w zakresie ochrony danych osobowych:
a) wspieranie Inspektora Danych Osobowych w realizacji zadań, wynikających z
europejskiego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) oraz ustawy
o ochronie danych osobowych,
b) konsultowanie wprowadzanych środków technicznych i organizacyjnych w zakresie
zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych,
c) uczestniczenie we wdrażaniu i aktualizowaniu wymaganych polityk ochrony danych
osobowych,
d) koordynowanie i nadzór realizacji zasad ochrony i procedur przetwarzania danych
osobowych,
e) opiniowanie i konsultowanie projektów dokumentów dotyczących ochrony danych
osobowych przygotowywanych przez Wydziały (komórki równorzędne) w ramach
stosowania zapisów zapewniających prawidłową realizację zadań i obowiązków,
wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych,
f) wydawanie w imieniu Administratora upoważnień do przetwarzania danych osobowych
w Urzędzie,
g) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
h) prowadzenie rejestrów czynności przetwarzania i rejestrów kategorii czynności
przetwarzania.
2. Zadania realizowane przez Zespół ds. Zgodności:
1) wdrożenie, utrzymanie i rozwój systemu zarządzania zgodnością w zakresie regulacji
wewnętrznych Urzędu (w tym minimalizowanie ryzyka braku zgodności oraz utraty reputacji,
budowa korzystnego wizerunku jako instytucji przestrzegającej przepisy prawa, regulacji
wewnętrznych i przyjętych standardów postępowania),
2) koordynowanie rozwoju poszczególnych procesów w Urzędzie ze względu na zdiagnozowane
potrzeby klientów oraz priorytety organizacyjne,
3) koordynowanie i wdrażanie nowych rozwiązań wspierających obsługę klienta,
4) kształtowanie i promowanie polityki miasta w obszarze rozwoju i doskonalenia Urzędu,
5) prowadzenie działań zapewniających zgodność organizacji Urzędu oraz nadzór nad tymi
działaniami,
6) diagnozowanie potrzeb w obszarze rozwoju Urzędu i doskonalenie procesów
międzywydziałowych poprzez:
a) przeprowadzanie diagnozy potrzeb i oczekiwań klientów, które nie zostały objęte
bieżącymi działaniami merytorycznymi poszczególnych wydziałów (komórek
równorzędnych),
b) prowadzenie analizy potrzeb rozwoju Urzędu,
c) prowadzenie analizy zasobów, luk organizacyjnych oraz czynników mających wpływ na
potrzebę doskonalenia i rozwoju, optymalizację pracy i usprawnianie usług,
d) koordynowanie rozwoju e-usług,
7) tworzenie innowacyjnych rozwiązań i narzędzi w procesie rozwoju Urzędu, które nie zostały
objęte bieżącymi działaniami merytorycznymi poszczególnych Wydziałów (komórek
równorzędnych),
8) prowadzenie działań na rzecz spójności i dostępności aktów normatywnych w Urzędzie,
w szczególności poprzez prowadzenie Bazy Aktów Własnych i polityki zgodności aktów,
9) prowadzenie rejestrów:
a) Zarządzeń Prezydenta Miasta Zabrze;
b) Zarządzeń Prezydenta Miasta Zabrze – Kierownika Urzędu Miejskiego
10) wspieranie Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. ISO w realizacji przez niego zadań
w szczególności:
a) promowanie ciągłego doskonalenia funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością,
b) wykonywanie zadań wynikających z Dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością,
c) dokonywanie bieżącego przeglądu i aktualizacji Dokumentacji Systemu Zarządzania
Jakością,
d) wykonywanie prac auditorów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością,
11) prowadzenie działań w zakresie wdrażania i przestrzegania norm ISO 9001, ISO 27001, ISO
19600:
a) utrzymywanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością,
b) utrzymywanie i doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji,
c) kształtowanie systemu zarządzania compliance według normy ISO 19600,
12) prowadzenie obsługi Biuletynu Informacji Publicznej,
13) koordynowanie merytoryczne Biuletynu Informacji Publicznej,
3. Zadania realizowane przez Zespół ds. Obsługi Prawnej:
1) prowadzenie rejestru prawa miejscowego,
2) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przedstawicielom Kancelarii
Prawnej realizującej obsługę prawną Urzędu Miejskiego,
3) koordynowanie obsługi prawnej Wydziałów (komórek równorzędnych) przez zewnętrzną
Kancelarię Prawną realizującą obsługę prawną Urzędu Miejskiego,
4) monitorowanie działań lobbingowych.

Miasto