Wydział Obsługi Prawnej i Bezpieczeństwa Informacji

Naczelnik – Małgorzata Giela

ul. Powstańców Śląskich 5-7,
41-800 Zabrze
pok. 312 (sekretariat)
tel. (32) 37-33-370
e-mail: sekretariat_wru@um.zabrze.pl

Godziny urzędowania:
Poniedziałki od godz. 7.30 – 17.30 
Od wtorku do czwartku od godz. 7.30 – 15.30 
Piątki od godz. 7.30 – 13.30

1. Zadania realizowane poza strukturą zespołów:

Do zakresu działania Wydziału Obsługi Prawnej i Bezpieczeństwa Informacji należą w szczególności:
1) nadzorowanie i koordynowanie udostępniania informacji publicznej;
2) kształtowanie i promowanie polityki miasta w obszarze rozwoju i doskonalenia Urzędu oraz obsługi klienta, tworzenie standardów obsługi klienta:
a) tworzenie innowacyjnych rozwiązań i narzędzi w procesie obsługi klienta oraz rozwoju Urzędu ze względu na zdiagnozowane potrzeby klientów, priorytety organizacyjne, mających wpływ na potrzebę doskonalenia i rozwoju, optymalizację pracy i usprawnianie usług;
b) wspieranie Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. ISO w realizacji przez niego zadań w szczególności promowanie ciągłego doskonalenia funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością oraz wykonywanie zadań wynikających z Dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością;
c) prowadzenie nadzoru nad funkcjonowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentacji w Urzędzie;
d) koordynowanie rozwoju e-usług;
3) prowadzenie zadań w zakresie obsługi Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza:
a) prowadzenie terminarza z rozkładem pracy Prezydenta, protokołowanie i gromadzenie protokołów z narad prezydenckich;
b) przygotowywanie sprawozdań z prac Prezydenta Miasta;
c) współpraca z Członkami Kierownictwa w sprawach dotyczących udziału przedstawicieli Urzędu w spotkaniach zewnętrznych;
d) zabezpieczanie dokumentów, ich sortowanie, porządkowanie, a także prowadzenie spisów ułatwiających szybki dostęp do dokumentów;
e) prowadzenie sekretariatów Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza w tym obsługa spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta i Sekretarza, zgodnie z zasadami protokołu dyplomatycznego;
f) zapewnienie obsługi wyjazdów służbowych Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza;
4) prowadzenie działań w zakresie ochrony danych osobowych:
a) wspieranie Inspektora Danych Osobowych w realizacji zadań, wynikających z europejskiego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych;
b) konsultowanie wprowadzanych środków technicznych i organizacyjnych w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;
c) uczestniczenie we wdrażaniu i aktualizowaniu wymaganych polityk ochrony danych osobowych;
d) koordynowanie i nadzór realizacji zasad ochrony i procedur przetwarzania danych osobowych;
e) opiniowanie i konsultowanie projektów dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych przygotowywanych przez Wydziały (komórki równorzędne) w ramach stosowania zapisów zapewniających prawidłową realizację zadań i obowiązków, wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych;
f) wydawanie w imieniu Administratora upoważnień do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie;
g) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
h) prowadzenie rejestrów czynności przetwarzania i rejestrów kategorii czynności przetwarzania.

2. Zadania realizowane przez Zespół ds. Zgodności prawno-organizacyjnej:

1) wdrożenie, utrzymanie i rozwój systemu zarządzania zgodnością w zakresie regulacji wewnętrznych Urzędu;
2) prowadzenie działań zapewniających zgodność organizacji Urzędu oraz nadzór nad tymi działaniami;
3) tworzenie innowacyjnych rozwiązań i narzędzi w procesie rozwoju Urzędu, które nie zostały objęte bieżącymi działaniami merytorycznymi poszczególnych Wydziałów (komórek równorzędnych);
4) prowadzenie działań na rzecz spójności i dostępności aktów normatywnych w Urzędzie, w szczególności poprzez prowadzenie Bazy Aktów Własnych i polityki zgodności aktów;
5) prowadzenie rejestrów:
a) Zarządzeń Prezydenta Miasta Zabrze;
b) Zarządzeń Prezydenta Miasta Zabrze – Kierownika Urzędu Miejskiego;
6) prowadzenie działań w zakresie wdrażania i przestrzegania norm ISO 9001, ISO 27001, ISO 19600:
a) utrzymywanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością;
b) utrzymywanie i doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji;
c) kształtowanie systemu zarządzania compliance według normy ISO 19600;
7) prowadzenie obsługi Biuletynu Informacji Publicznej;
8) koordynowanie merytoryczne Biuletynu Informacji Publicznej;
9) przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków;
10) prowadzenie spraw w zakresie petycji;
11) prowadzenie rejestrów:
a) skarg i wniosków;
b) petycji;
c) upoważnień i pełnomocnictw;
12) prowadzenie nadzoru nad funkcjonowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentacji w Urzędzie;
13) prowadzenie rejestru prawa miejscowego;
14) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przedstawicielom Kancelarii Prawnej realizującej obsługę prawną Urzędu Miejskiego;
15) koordynowanie obsługi prawnej Wydziałów (komórek równorzędnych) przez zewnętrzną Kancelarię Prawną realizującą obsługę prawną Urzędu Miejskiego;
16) monitorowanie działań lobbingowych;
17) przygotowanie upoważnień i pełnomocnictw dla innych osób, za wyjątkiem upoważnień wydawanych w zakresie ochrony danych osobowych.

3. Zadania realizowane przez Referat Obsługi Kancelaryjnej:

1) tworzenie standardów obsługi klienta;
2) koordynowanie Sali Obsługi Klienta i prowadzenie Punktów Obsługi Klienta;
3) prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu;
4) prowadzenie obsługi kancelaryjnej poczty wpływającej do Prezydenta oraz do Zastępców Prezydenta, Sekretarza jej prawidłowy podział i przekazanie jej do właściwego Wydziału (komórki równorzędnej) po dekretacji, w tym prowadzenie spisów spraw;
5) prowadzenie spraw związanych z publikowaniem ogłoszeń oraz związanych z doręczeniami;
6) wydawanie wydruków aktów normatywnych lub innych aktów prawnych klientom Urzędu;
7) prowadzenie obsługi skrzynek kontaktowych, w szczególności ePUAP.