Samorządowy lider zarządzania 2014
Urząd Miejski w Zabrzu otrzymał wyróżnienie w konkursie "Samorządowy lider zarządzania 2014 – samorząd jako pracodawca". Nagroda została przyznana za projekt „Polityka personalna w Urzędu Miejskiego w Zabrzu oparta na łączeniu potrzeb pracodawcy i oczekiwań pracowników".
11 kwietnia w budynku Senatu RP odbyła się konferencja podsumowująca konkurs „Samorządowy lider zarządzania 2014 – samorząd jako pracodawca”, zorganizowana przez Komisję Samorządu Terytorialnego i Administracji Państwowej we współpracy ze Związkiem Miast Polskich oraz Norweskim Związkiem Władz Lokalnych i Regionalnych. Konkurs jest częścią projektu „Dialog społeczny w sektorze i przedsiębiorstwach samorządowych”, realizowanego przez Związek Miast Polskich oraz Norweski Związek Władz Lokalnych i Regionalnych i finansowanego z funduszu na rzecz godnej pracy i dialogu trójstronnego Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009–2014.
Do tegorocznej edycji konkursu zgłoszono 16 projektów w 2 kategoriach: „Rozwiązania dotyczące formalnego wymiaru stosunków pracowniczych w instytucjach samorządowych wypracowane między pracodawcami a związkami zawodowymi i radami pracowników – partnerami dialogu społecznego na poziomie lokalnym” (projekt zgłoszony przez Gorzów Wielkopolski, ostatecznie przeniesiony do 2. kategorii) i „Rozwiązania dotyczące kultury organizacyjnej sprzyjającej kształtowaniu dobrych relacji międzyludzkich i motywującej atmosfery pracy w instytucjach samorządowych”. Do finału zostało zakwalifikowanych 12 projektów, które zaprezentowano w Senacie i oceniono zgodnie z 5 kryteriami.
Zwycięzcą został Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu za projekt „Zarządzanie przez dom wartości w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Poznaniu”. Drugie miejsce zajął Urząd Miasta Dzierżoniowa za projekt „Partycypacja jako dialog – ustalanie zasad wynagradzania i nagradzania pracowników”, trzecie zaś – Urząd Gminy w Popielowie za projekt „Aktywne słuchanie podstawą dialogu”. Wyróżnienia przyznano: Urzędowi Miejskiemu w Gliwicach za projekt „Mechanizm komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Gliwicach jako integralny element doskonalenia systemu zarządzania jakością”; Urzędowi Miasta Poznania za projekt „Od wykluczenia do znaczenia. Budowa i rozwój platformy usług informacyjnych POZnań* Kontakt, w oparciu o program zatrudnienia osób z orzeczoną niepełnosprawnością w Urzędzie Miasta Poznania”; Urzędowi Miejskiemu w Koszalinie za „Wdrożenie modelowych rozwiązań w zakresie doskonalenia komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Koszalinie”; Urzędowi Miejskiemu w Zabrzu za projekt „Polityka personalna w UM w Zabrzu oparta na łączeniu potrzeb pracodawcy i oczekiwań pracowników”; Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Szczecinku za projekt „Zespołowa metoda pracy oraz skuteczny system przepływu informacji jako elementy kształtujące motywującą atmosferę pracy i dobre relacje międzyludzkie w MOPS w Szczecinku”; Urzędowi Miasta Łódź za projekt „Kreuje Motywuje – Pozapłacowy system motywacyjny w Urzędzie Miasta”. Finalistami były także: Urząd Miasta Gorzowa Wielkopolskiego („Doradcze zespoły jako narzędzie wspomagające efektywne zarządzanie w Urzędzie Miasta Gorzowa Wlkp.”); Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu („Powiat nowosądecki przyjazny pracownikom – utworzenie punktu przedszkolnego „Nasze Dzieci” dla dzieci pracowników Starostwa Nowosądeckiego i jednostek organizacyjnych podległych starostwu”); Centrum Kultury i Sztuki w Sępólnie Krajeńskim („Młode mamy w pracy”).
Urząd Miejski w Zabrzu otrzymał wyróżnienie za projekt „Polityka personalna w UM w Zabrzu oparta na łączeniu potrzeb pracodawcy i oczekiwań pracowników” w kategorii „Rozwiązania dotyczące kultury organizacyjnej sprzyjającej kształtowaniu dobrych relacji międzyludzkich i motywującej atmosfery pracy w instytucjach samorządowych”. Wyróżniona została polityka personalna stosowana w Urzędzie, która jest oparta na trzech filarach:
I. SYSTEM PODNOSZENIA KOMPETENCJI PRACOWNIKÓW URZĘDU MIEJSKIEGO W ZABRZU
Uwzględniający realizację projektu „Kompetentni Urzędnicy” we współpracy z Politechniką Śląską, a także wyodrębnienie grupy trenerów wewnętrznych wśród pracowników, którzy na bieżąco szkolą pracowników z różnych zakresów m.in. z organizacji Urzędu, standardów obsługi klienta, finansów, zamówień publicznych, z posiadanego oprogramowania, co daje korzyści w postaci oszczędności w ramach wydatkowanych środków publicznych na szkolenia (latach 2010 -2013 szacuje się oszczędności na kwotę ponad 900 tys. zł)
II. OCENY PRACOWNICZE Z UWZGLĘDNIENIEM KARTY ROZWOJU PRACOWNIKA
Dzięki którym osiągnięto m.in. następujące rezultaty:
zmiany wynagrodzeń pracowników, np. wśród grupy pracowników, która zgłosiła chęć zmiany wynagrodzenia w 63,75% oczekiwania pracowników zostały rozpatrzone pozytywnie,
zmiany stanowisk pracowników,
określanie planów szkoleniowych w oparciu o oczekiwania pracowników,
stworzenie potencjalnej kadry kierowniczej,
przeniesienia służbowe między wydziałami, na podstawie wskazań pracowników w części D – Karty rozwoju pracownika zostały przeprowadzone rozmowy przez pracodawcę w celu zapoznania się z motywacją zmiany wydziału następnie w ramach możliwości, zostały zrealizowane przeniesienia służbowe.
III. ELEKTRONICZNE ROZWIĄZANIA WSPOMAGAJĄCE PROCESY W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI
Uwzględniające nowoczesny system rekrutacji e-rekrutacja, dzięki któremu Urząd Miejski w Zabrzu, jako jeden z pierwszych w Polsce przeprowadza rekrutacje za pomocą elektronicznych formularzy,
Oraz aplikację ZZL (Zarządzanie Zasobami Ludzkimi) dla pracowników UM, mającej na celu usprawnienie procedur z zakresu ZZL,
a także bardziej efektywne zarządzanie zespołami przez bezpośrednich przełożonych poprzez:
Umożliwienie Kadrze Kierowniczej zarządzanie czasem pracy w zakresie:
konstruowania harmonogramów czasu pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy w 3 m-nym okresie rozliczeniowym z możliwością różnych wariantów przy jednoczesnym zapewnieniu przez aplikację przestrzegania zasad z kodeksu pracy (m.in. doba pracownicza, odpoczynek dobowy, tygodniowy)
usprawnienia procesu zapoznania się pracowników z harmonogramem,
automatycznego generowania zestawień niezbędnych do rozliczenia czasu pracy,
w tym listy obecności z godzinami pracy wskazanymi w harmonogramie,
Bezpośredni dostęp każdego pracownika do danych,
Stworzenie elektronicznego obiegu wniosku o urlop – od wypełnienia przez pracownika, przez zatwierdzenie go przez bezpośredniego przełożonego (w aplikacji KSOD) do elektronicznego „złożenie go” w Referacie Kadr i Szkoleń (do podsystemu KADRY) – proces został uruchomiony w 2013 r.
Proces tworzenia harmonogramów dla pracowników oraz tworzenia planów urlopów został wdrożony w 2011 r.,
Dodatkowo Urząd Miejski nawiązał współpracę z uczelniami wyższymi w celu zorganizowania cyklicznych spotkań odpowiadając na potrzebę wymiany doświadczeń i pozyskiwania wiedzy w zakresie kierunków rozwoju zarządzania zasobami ludzkimi.
Od 2011 r. Międzynarodowa konferencja odbywa się cyklicznie. Zdecydowano się również na zapraszanie przedstawicieli miast partnerskich Zabrza tak, aby poznać rozwiązania stosowane w innych krajach. Dzięki organizacji konferencji udaje się stworzyć miejsce do wymiany dobrych praktyk na temat kierowania najcenniejszym kapitałem w każdej organizacji – ludźmi. Należy podkreślić że z roku na rok cieszy się coraz większym zainteresowaniem. W ostatniej konferencji w 2013 r. prezentowali swoje doświadczenia przedstawiciele HR dużych korporacji, a także przedstawiciele Rad Dzielnic i Osiedli.
