Zakończenie wdrożenia projektu „E-administracja warunkiem rozwoju Polski" w UM w Zabrzu

10.02.2012

             

 

 

 

Zakończenie wdrożenia projektu „E-administracja warunkiem rozwoju Polski. Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw z wykorzystaniem innowacyjnych modeli referencyjnych procesów Administracji Publicznej” w Urzędzie Miejskim w Zabrzu.

 

Informujemy, że w Urzędzie Miejskim w Zabrzu zakończone zostało wdrożenie projektu „E-administracja warunkiem rozwoju Polski. Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw z wykorzystaniem innowacyjnych modeli referencyjnych procesów Administracji Publicznej” realizowanego przez Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie współpracy z Konsorcjum firm Akademia Administracji sp. z o.o. i Betacom S.A. Projekt ten współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Koordynacją wdrożenia projektu w Urzędzie Miejskim w Zabrzu zajmowali się pracownicy Zespołu ds. Wdrożeń Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Organizacji Pracy Urzędu. Do opisania oraz późniejszej weryfikacji procesów zostali wyznaczeni pracownicy wydziałów merytorycznych.
 

9 grudnia 2011 r. odbyło się w Urzędzie spotkanie zamykające projekt, na którym przedstawione zostało podsumowanie badań oraz możliwość wykorzystania ich wyników w przyszłości. Prezentację poprowadził przedstawiciel wykonawcy projektu, firmy Akademia Administracji sp. z o.o. i Betacom S.A.
W projekcie brało udział łącznie 14 urzędów miast, 8 urzędów marszałkowskich i 8 urzędów wojewódzkich, dla których przy użyciu dedykowanego oprogramowania stworzono, odpowiednio, 4 697 , 1 349 i 2 115 modeli zachodzących w nich procesów.

 

Zakres geograficzny badań:

 

 

 Zebrane dane z urzędów objętych badaniem, zostaną poddane konsolidacji, standaryzacji i analizie. W efekcie tych działań powstaną referencyjne (wzorcowe) modele procesów jednostek Administracji Publicznej, odpowiednio dla urzędów wojewódzkich, marszałkowskich i urzędów miast.
 

Każdy proces zachodzący w danym urzędzie został przedstawiony w postaci schematów blokowych zawierających elementy graficzne odzwierciedlające m.in. poszczególne zdarzenia i czynności, uczestników, dokumenty i systemy informatyczne.
W czytelny sposób ukazane zostały relacje pomiędzy nimi. Zgodnie z ustaloną metodyką projektu, po przeprowadzeniu konsultacji z pracownikami, opisanych zostało 418 procesów realizowanych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu i wynikających z przepisów prawa. Konsultanci stworzyli schematy procesów przedstawione w formie graficznej, wraz z opisem poszczególnych czynności i zdarzeń. Opisane zostały również osoby wykonujące czynności w danym procesie ( np. pracownicy UM, klienci Urzędu lub pracownicy firm zewnętrznych), wykorzystywane dokumenty oraz systemy informatyczne. W projekcie została również zobrazowana mapa relacji urzędu z otoczeniem oraz schemat organizacyjny urzędu.
 

Mapa relacji Urzędu Miejskiego w Zabrzu z otoczeniem:

Źródło: Uniwersytet Warmińsko – Mazurski w Olsztynie
 

Urząd Miejski otrzymał dokumentację zawierającą opisy wszystkich badanych procesów oraz bezpłatny dostęp do portalu z bazą procesów własnych i pozostałych urzędów biorących udział w projekcie, a także możliwość korzystania z aplikacji pozwalającej na modelowanie, analizowanie i przeprowadzanie symulacji procesów. Wybrana grupa pracowników Urzędu została przeszkolona z obsługi dedykowanego oprogramowania, dzięki czemu po wdrożeniu projektu możliwa będzie aktualizacja procesów zgodnie ze zmianami przepisów prawnych oraz organizacyjnymi.
Korzyści dla Urzędu Miejskiego wynikające z przystąpienia do projektu to m.in.:
• Dostęp do zestandaryzowanego opisu procesów w Urzędach biorących udział w Projekcie
• Możliwość wykorzystania wyników badań dla celów wdrożonego Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością ISO
• Ewidencja powiązań Urząd – Interesant, Urząd – Urząd m.in. przepływy dokumentów, systemy IT, zależności decyzyjne
• Wsparcie Urzędu przy wdrożeniach systemów IT m.in. workflow, ZSI, dedykowanych systemów, integracji systemów, hurtowni danych, platform rządowych
• Możliwość wykorzystania wyników badań przy realizacji projektów podniesienia efektywności w tym BSC, CAF
• Przygotowanie Urzędu do realizacji projektów podniesienia poziomu bezpieczeństwa, w tym ISO 27000
• Przygotowanie Urzędu do funkcjonowania w ramach łańcucha z pełną wymianą informacji w postaci elektronicznej i podpisaną cyfrowo
• Podniesienie poziomu kształcenia kadry urzędniczej
Dzięki udziałowi w projekcie łatwiej będzie kontynuować działania związane z poprawą przejrzystości i efektywności wykonywanych zadań, a także efektywnie zarządzać procesami zachodzącymi w urzędzie. Urząd Miasta Zabrza uzyska dostęp i będzie mógł korzystać z najlepszych praktyk realizacji zadań w urzędach.
Urząd Miejski w Zabrzu przywiązuje ogromną wagę do jakości świadczonych przez siebie usług, a dostęp do wzorcowych modeli procesów pozwoli podnieść ich standard, tak by decyzje administracyjne czy informacje udzielane klientom spełniały najwyższe normy jakości.